Specifický ↗objektivní vyjadřovací styl; je pragmatický, věcný, faktografický, nocionální, veřejný a oficiální, neexpresivní, značně automatizovaný, častěji psaný než mluvený, psaný je zpravidla předem připravený, ve srovnání s jinými věcnými styly je přísně normovaný, včetně formátu papíru (často s předtiskem).

Hlavními funkcemi a.s. jsou funkce informativní, regulativní a operativní. Funkci informativní má společnou s dalšími věcnými styly, zvl. s ↗odborným stylem a ↗zpravodajským stylem. Zahrnuje dřívější styly nižšího stupně zobecnění: úřední, jednací, normativní, administrativně‑právní // právně‑administrativní, direktivní, ekonomický // hospodářský, event. administrativně‑ekonomický // administrativně‑hospodářský…, dříve začleňované do stylu odborného jako vyhraněné podtypy. Pro svůj pragmatický ráz se řadíval ke stylu (prakticky) odbornému (např. ✍Daneš & Doležel ad., 1957; ✍Jedlička, 1970; ✍Mistrík, 1997); od posledních desetiletí 20. stol. se začal z něho vyčleňovat (✍Čechová, 1989; ✍Čechová, 2008) pro jeho další výrazné funkce: regulativní (direktivní, řídicí a usměrňující) a jí podřízenou funkci operativní/správní/prováděcí. Z hlediska konsistence projevu jsou administrativní texty jednak spojité, jednak heslovité, z hlediska obsahového normativní, dokumentární a oznamovací.

V administrativě se uplatňují ↗slohové postupy informační, popisný, méně výkladový (v porovnání s odborným stylem), není mu vlastní postup vyprávěcí ani úvahový. Tyto různé postupy jsou součástí specifických administrativních útvarů/žánrů, a to především spojitých, u heslovitých zřetelně převažuje postup informační. Z myšlenkových makropostupů se využívá dedukce, méně indukce (na rozdíl od odborného výkladu).

Vedle textů verbálních (spojitých a heslovitých) mají v administrativě vysokou frekvenci kombinované texty verbálně‑neverbální i neverbální: grafy, tabulky i piktogramy, oznamující např., co je na daném místě zakázáno (kouřit, odbočovat). Grafické a typografické prostředky prostorově organizují text činí ho snadno vnímatelným. Při členění textu pro jeho přehlednou organizaci se užívá číslic, písmen abecedy a odrážek, jimi se text a v něm obsažené informace člení a hierarchizují.

Ke spojitým písemnostem se řadí zápisy a protokoly (ty v porovnání se zápisy jsou podrobné, úplné), oznámení a zprávy, např. cestovní (ty jsou administrativní i odborné), rozsudky, smlouvy, dohody, vyhlášky, oběžníky, pozvánky, žádosti, stížnosti, reklamace, … Normativní a direktivní písemnosti (legislativní akty: zákony a k nim se vztahující vyhlášky, …), dokumentární písemnosti (soudní verdikty: soudní rozhodnutí, soudní předvolání, rozsudky, …) jsou vytvářeny podle právní normy; ta předepisuje jejich obsah i výstavbu; jsou tvořeny podle textového vzorce, s použitím normou či konvencí daných vyjadřovacích modelů, naplňovaných konkrétním obsahem.

Standardizovanou podobu mají i protokoly a úřední dopisy, zvláště dopisy institucí navzájem a institucí občanům/fyzickým osobám; tato činnost je profesionalizována. Úprava úřední korespondence se řídí státní normou. Ta se čas od času mění, i když by měla být poměrně stabilní, aby se uživatelé administrativy nemuseli přeučovat. V současnosti platí ČSN 016910 z r. 2014 s názvem Úprava písemností zpracovaných textovými procesory, naše norma se přizpůsobuje normám EU. Vysoká míra standardizace usnadňuje a urychluje administrativním pracovníkům produkci písemností. Úřední dopisy na rozdíl od některých jiných administrativních útvarů, majících ráz monologický (jednotlivé paragrafy zákonů a nařízení), jsou kontextově zapojené, takže mají do jisté míry ráz dialogický; jednotlivé dopisy řetězové řady lze chápat jako repliky, protože nefungují nezávisle na předchozích. Sem náleží i úřední e‑maily (bývají i eliptické, je‑li zřejmá návaznost). Jejich platnost je polooficiální, proto za e-mailovou korespondencí následuje její oficiální papírová forma s právní pravomocí (potvrzující a ověřující formu elektronickou), podepsaná odpovědnou osobou.

V administrativě institucí písemnou dokumentaci postupně vytlačuje dokumentace elektronická, uplatňuje se v celé veřejné správě; tím vším se zjednodušuje a zrychluje pracovní kontakt, např. elektronická komunikace vysokých škol usnadňuje mj. studium; zvláště významné to je u studia kombinovaného.

Pro a.s. jsou příznačné specifické heslovité útvary/žánry, v současnosti stále frekventovanější, a to pro jejich úspornost časovou i prostorovou, pro možnost získávat jednotné údaje (od množství dotázaných), umožňující snadné zpracování. Do tištěných formulářů (např. pro strukturovaný životopis), majících někdy formu tabulek, se na vynechaná místa vypisují pouze vyžádané informace n. požadované údaje, viz diplomy, vysvědčení, dotazníky, poštovní a bankovní poukázky, stvrzenky, faktury, …; heslovitou povahu mají i programy různých akcí, seznamy, inventární soupisy aj.

Uvedené typy projevů jsou psané, resp. tištěné, avšak v administrativě se vyskytují i projevy mluvené, např. dialogy v přímém styku zástupců institucí n. zástupce instituce a soukromé osoby (klienta). Jejich styk může být tváří v tvář n. zprostředkovaný, např. telefonický. Při styku profesionála s občanem se předpokládá zdvořilost, je však někdy oboustranně porušována.

A.s. má průniková pásma s jinými věcnými styly, zvl. s ↗odborným stylem a ↗publicistickým stylem zpravodajským. Projevy právní a ekonomické povahy s převahou funkce odborně informativní, jako výklady zákonů a o tvorbě zákonů, rozvahy ekonomické ap., nemají charakter administrativní, ale odborný. Vazbu na a.s. má ↗styl učební, jenž lze včlenit mezi styly odborné (✍Havránek, 1932; ✍Hausenblas, 1972; ✍Jelínek, 1996) pro jeho složku výkladovou a cvičnou, ale pro jeho funkci regulativní a operativní ho lze přiřadit i ke stylu administrativnímu (✍Čechová, 2008).

V psané/tištěné administrativě převažují vedle neutrálních spis. prostředků prostředky knižní, jako multiverbální spojení (provést výměr, v rámci své působnosti), oživlé zastaralé administrativismy typu z titulu, stran, potažmo; snaha po ekonomii vyjádření má za následek vysokou frekvenci zkratek (MHMP, AV ČR, VZP), zkratkových slov (Pofis, Setuza) a značek (@, §), při uvádění faktografických údajů se uplatňují s vyšší frekvencí také čísla a číslice. K přesnosti a jednoznačnosti přispívají přesná a jednoznačná pojmenování včetně ↗termínů; vysoký je index opakování a nízká synonymie, protože administrativa usiluje o jednoznačnost, nikoli o pestrost vyjádření. Tendence k objektivnosti vede k neosobovosti, jež se projevuje neexpresivními výrazy, u sloves neosobními tvary (3. os. pl.), tvarem ind., při zákazech a příkazech imperativy, pasivními konstrukcemi, zvl. opisnými (byly vyžádány, jsou vyzýváni). Potřeba přesného vyjadřování složitých vztahů ve spojitých administrativních textech mezi podávanými fakty vede k vysoké kondenzovanosti sdělení a k složité větné stavbě. Na rozdíl od toho heslovité útvary mají jednoduchou syntax, krátké věty jednoduché a ↗větné ekvivalenty (vchod pouze pro zaměstnance). Rozmanité a různě vrstvené vztahy ve spojitých textech jsou vyjadřovány pomocí bohatě rozvitých jmenných konstrukcí (vysoká je frekvence substantiv v řetězovitých spojeních přívlastkových genitivů schválit udělení povolení přípojky…), adverbiálních konstrukcí (pro nutnost přesných místních, prostorových a časových údajů) a konstrukcí předložkových, zvláště s předložkami sekundárními (díky, vlivem), s předložkovými výrazy dvojslovnými i víceslovnými (v zájmu, v důsledku, v souhlase s). Při nezvládnutí stavby větné docházívá k falešným spojením vedoucím k chaosu či k úplné změně smyslu sdělení.

A.s. provází dnes člověka celým životem, a proto je důležité jeho zásady zvládnout.